Dichiarazione per la protezione dei dati
(privacy policy)
Per tutelare i dati dei nostri collaboratori, clienti e contatti, Coding 83 SA ha adottato una serie di attività che coprono aspetti primari della protezione della privacy:
- Sicurezza dell'infrastruttura informatica aziendale
- Controlli nel trattamento dei dati
- Informazione per il nostro personale
- Regolamentazione dei rapporti con i collaboratori, clienti, fornitori, gestori di servizio e contatti commerciali laddove necessario e richiesto
- Aggiornamenti del software di gestione
Con questa Dichiarazione sulla protezione dei dati diamo una serie di informazioni relative a quali sono i dati personali che rileviamo, per quali scopi, come e dove trattiamo questi dati e le nostre altre offerte.
Per singole o aggiuntive offerte e prestazioni possono valere accordi particolari, integrative o altre Dichiarazioni sulla protezione dei dati, come pure altri documenti legali quali Condizioni generali (CG) e Condizioni di utilizzo.
La nostra offerta sottostà al diritto svizzero di protezione dei dati nonché a un eventuale diritto estero di protezione dei dati applicabile quale, in particolare, quello dell'Unione Europea (UE) con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). La Commissione Europea riconosce che il diritto di protezione dei dati svizzero garantisce un'adeguata protezione dei dati.
Trattiamo i dati personali conformemente alla legislazione svizzera sulla protezione dei dati quali, in particolare, la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e l'Ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD). Ci conformiamo alla nLPD in vigore dal 1. Settembre 2023.
Sommario
1. Dati anagrafici e di contatto
È possibile che vengano raccolti i seguenti dati riconducibili ad una persona fisica attiva
all'interno di un'azienda con compiti contrattuali assegnati a Coding 83:
Dati personali e di contatto
Nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua.
Comunicazioni a Coding 83
Contenuti e dati scambiati nell'ambito della presa di contatto da una delle due parti al fine di
instaurare e/o adempiere ad un contratto tra cliente e fornitore, annotati a tale
scopo dai nostri collaboratori.
2. Scopo del trattamento
2.1 Adempimento ed esecuzione dei contratti
Utilizziamo i dati delle persone fisiche per assicurare la stipulazione, l'adempimento, la
cessazione, il rinnovo e l'esecuzione dei contratti, per fatturare le prestazioni,
nonché per individuare, impedire ed eliminare abusi in relazione ai nostri prodotti, ai nostri servizi o
alla nostra infrastruttura.
Ad esempio, utilizziamo:
- i contenuti delle comunicazioni al fine di potere assegnare le attività ai nostri collaboratori in caso di richieste a vario titolo;
- i dati di contatto per rispondere alle chiamate di assistenza, inviare aggiornamenti software, documenti quali fatture e comunicazioni sui prodotti di Coding 83.
3. Origine dei Dati
La raccolta dei dati avviene in modo lecito e secondo il principio della proporzionalità. Coding 83 si
riserva la facoltà di rifiutare dati che non soddisfano i requisiti delle leggi
vigenti in materia di LPD o che non sono pertinenti allo scopo.
3.1 Un'azienda ci fornisce dei dati quando, ad esempio, stipula un contratto di acquisto di un software o servizio di Coding 83. Ci comunica le persone di contatto e i relativi ruoli per consentire una corretta esecuzione delle attività dei diversi reparti (amministrativi, assistenza, vendita...). Coding 83 s'i impegna inoltre a mantenere sempre aggiornati tali dati al fine di ottimizzare i tempi di esecuzione delle richieste e mantenere sempre alto il livello di sicurezza delle informazioni.
3.2 Raccogliamo dati se, ad esempio, registriamo un ticket in merito alla segnalazione di supporto o miglioria al software. Le informazioni sono chieste esplicitamente all'interlocutore che le comunica con scelta consapevole. Nel corso delle attività svolte per i nostri clienti, siano esse di assistenza o di manutenzione, i dati vengono trattati confidenzialmente e solo per il tempo necessario alla risoluzione di un problema e per gli aggiornamenti del software. Non vi è da parte nostra né raccolta né conservazione né uso di tali dati per altri fini che non siano quelli sopra esposti. I nostri collaboratori sono istruiti a rispettare queste consegne
3.3 Terzi ci forniscono dati quando l'azienda si serve di terze parti nell'esecuzione degli obblighi legati al contratto in essere o da stipulare (fornitori di servizi IT, uffici fiduciari...).
4. Divulgazione dati a terzi
Coding 83 non esegue alcuna attività di profilazione dei dati delle persone fisiche. Esclusivamente a
fronte di disposizioni specifiche delle autorità competenti
(es. uffici di polizia, organi giudiziari...) Coding 83 è tenuta per legge a trasmettere loro dati in
suo possesso.
5. Luogo del trattamento
I dati vengono trattati in territorio Svizzero/UE, su supporti cifrati e protetti da password. La loro
conservazione, tramite copie di backup, avviene su supporti non modificabili
e criptati in territorio svizzero.
Sono state attuate misure tecniche e organizzative adeguate alla loro salvaguardia e alla protezione da accessi non consentiti.
Tutte le attività che comportano trattamento dei dati sono gestite esclusivamente da personale di Coding 83. I collaboratori sono costantemente aggiornati sull'importanza che ricopre la tutela delle informazioni nell'adempimento degli impegni contrattuali tra le parti
6. Durata del trattamento
Coding 83 utilizza e conserva i dati solo per il tempo necessario:
- per il raggiungimento degli scopi contrattuali;
- per l'adempimento dei termini di conservazione previsti dalla legge;
- per i propri legittimi interessi di documentazione.
7. Protezione dei dati
Per proteggere i dati da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla modifica
accidentale, dalla divulgazione involontaria o da accessi non autorizzati,
Coding 83 adotta misure tecniche e organizzative
È prevista una procedura di gestione del contenimento dei rischi che prevede attività interne, supporto di partner specializzati e comunicazioni agli organi competenti.
Coding 83 conserva i dati di contatto dei soggetti, che svolgono un'azione per le aziende clienti o potenziali tali, esclusivamente al fine di poter rispondere alle sollecitazioni in ambito contrattuale
Qualsiasi altra informazione consegnata a Coding 83 viene mantenuta da Coding 83 per il tempo necessario all'adempimento del compito assegnatogli dall'azienda richiedente e senza alcun obbligo di conservazione.
Per quanto non esplicitamente riportato nel presente documento fare riferimento alla Legge e relativa Ordinanza sulla Protezione dei dati LPD e nLPD.
8. Modifiche
Abbiamo la facoltà di modificare la presente Dichiarazione sulla protezione dei dati in qualsiasi
momento senza preavviso. Trova applicazione la versione aggiornata pubblicata
sul nostro sito web www.coding.ch.
In caso di aggiornamento vi comunicheremo la modifica via e-mail o con altra modalità
adeguata.
Per le aziende con cui sia stata stipulata una dichiarazione specifica sulla protezione dei
dati, eventuali aggiornamenti del documento saranno oggetto di comunicazione privata
tra le parti interessate.
9. Contatto
Per domande o richieste, rivolgersi a:
Coding 83 SA
Settore Protezione Dati
via Prati Botta 22
6917 Lugano - Barbengo
tel.: 091 985 29 30
e-mail: info@coding.ch
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